Bereichsassistenz (m/w/d)

Bereich Förderprojekte

Zur Unterstützung der Leiterin des Bereichs Förderprojekte sucht die Joachim Herz Stiftung in Hamburg zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Bereichsassistenz (m/w/d). Diese Stelle ist in Teilzeit (20-30 Stunden/Woche), unbefristet, neu zu besetzen.

Wir fördern Bildung, Wissenschaft und Forschung in den Themenfeldern Wirtschaft, Naturwissenschaften und Persönlichkeitsbildung. Darüber hinaus fördern wir innovative, anwendungsbezogene Forschung an den Schnittstellen zwischen Natur- und Ingenieurwissenschaften.

 


Ihre Aufgaben

  • Unterstützung des Teams Förderprojekte, insbesondere der Bereichsleiterin, bei täglichen Aufgaben
  • Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Konferenzen
  • Terminplanung und -überwachung
  • Vor- und Nachbereitung von Terminen und Reisen mit anschließender Durchführung der Reisekostenabrechnung
  • Verantwortung für die Datenpflege im Bereich (Kontaktdatenbank CRM und Bilddatenbank)
  • Erstellung bzw. Unterstützung bei Budgetplänen (insb. der allgemeinen Kostenstellen), Adresslisten, Protokollen, Dienstleistungsvereinbarungen
  • Kontrolle von Rechnungen und Angeboten
  • Bearbeitung von Anfragen aller Art sowie Information an Antragssteller und Dritte; Die Kommunikation und Korrespondenz erfolgen in deutscher sowie englischer Sprache
  • Koordination des Versands von Informationsmaterialien; Materialbeschaffung und Lagerbestände
  • Planung von bereichsübergreifenden und internen Veranstaltungen; hierzu gehören Einladungs- und Teilnahmemanagement
  • Wissensmanagement im Bereich (Ablage, Informationsweitergabe)

Ihr Profil

  • Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische oder vergleichbare Ausbildung und mehrjährige Erfahrung in Büro- und Veranstaltungsorganisation
  • Eine eigenständige, strukturierte und zielorientierte Arbeitsweise zeichnen Sie aus
  • Sie verfügen über ein sicheres, verbindliches und freundliches Auftreten
  • Eine schnelle Auffassungsgabe, Zuverlässigkeit sowie Belastbarkeit sind für Sie selbstverständlich
  • Ein sehr guter Umgang mit MS-Office (insbesondere Excel), CRM sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift runden Ihr Profil ab; Erfahrungen mit SharePoint sind von Vorteil

Unser Angebot

Wir sind eine moderne Stiftung und bieten unseren Mitarbeiter:innen (m/w/d):

  • flexible Arbeitszeiten,
  • eine sehr gute technische Ausstattung,
  • mobiles Arbeiten,
  • breite Fortbildungsmöglichkeiten,
  • interne Sportangebote,
  • und eine Gesundheitsvorsorge und einen Zuschuss zum HVV ProfiTicket.

Unsere Arbeitsatmosphäre ist offen, kollegial und herzlich. Wir sind leistungsorientiert und denken unternehmerisch, um die Ziele unserer Stiftungsarbeit wirksam zu erreichen. Es erwartet Sie eine attraktive Tätigkeit mit leistungsgerechter Vergütung und betrieblicher Altersvorsorge.

Unsere Benefits für Mitarbeitende

Bewerbung

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Bewerben Sie sich gern unter Angabe der Gehaltsvorstellung sowie des frühestmöglichen Beschäftigungsbeginns online über unser Bewerberportal.

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Kontakt

Miriam Tidow
Bereichsleiterin Miriam Tidow +49 40 533295-50
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